Vom ersten Telefongespräch bis zum Telefoninterview: So überzeugst du am Telefon

Erster Kontakt per Telefon

Das Telefon ist aus den meisten Bewerbungsprozessen nicht mehr wegzudenken. Kein Wunder – denn als Bewerbungsinstrument hat es für beide Seiten Vorteile. Arbeitgebern spart es Zeit und Geld bei der Suche nach neuen Mitarbeitern; als Arbeitnehmer kannst du bei einer interessanten Stellenanzeige unkompliziert einen ersten Kontakt herstellen, Fragen klären und zusätzliche Informationen einholen. Außerdem erfährst du so schon früh, ob der beschriebene Job etwas für dich ist oder ob du dir den Aufwand für eine Bewerbung sparen kannst. Auch Initiativbewerber können am Telefon vorab ihre Chancen ausloten. Meistens ist ein kurzer Anruf beim Unternehmen also eine gute Bewerbungsstrategie, bevor du deine Unterlagen losschickst.

Das Gespräch am Telefon

Du hast einen Ansprechpartner erreicht. Jetzt gilt: je besser der Gesprächsanfang, desto besser das Gespräch – innerhalb weniger Sekunden entscheiden wir, ob uns unser Gesprächspartner sympathisch ist oder nicht. Fehler am Anfang des Gesprächs gilt es also auf jeden Fall zu vermeiden. Was du unbedingt beachten solltest:

• Bist du überhaupt mit dem richtigen Ansprechpartner verbunden? Frag nach dem Namen deines Gegenübers und notier dir seinen Namen: Wenn du deine schriftliche Bewerbung nachreichst, kannst du dich so auf das Telefonat beziehen.
• Frag, ob dein Gesprächspartner gerade Zeit für dich hat oder ob du lieber zu einem späteren Zeitpunkt anrufen sollst. Nenn dabei gleich konkrete alternative Anrufzeiten.
• Sage, auf welche Quelle du dich beziehst und wo du die Stellenanzeige gesehen hast. Mach konkrete Angaben, auf welche Stelle du dich bewirbst: In einer Firma mit Tausenden von Mitarbeitern landest du mit Sicherheit in einer riesigen Personalabteilung, in der mehrere Stellenausschreibungen gleichzeitig laufen. Mit exakten Aussagen erleichterst du deinem Gesprächspartner die Einordnung.
• Auch wenn dein Gegenüber dich am Telefon nicht sehen kann, solltest du gerade zu Beginn des Anrufs lächeln: Diese Freundlichkeit überträgt sich automatisch auf deine Stimme und kommt so doch beim Empfänger an.

Hast du einmal ins Gespräch gefunden, denk daran, dass ein erstes Telefonat in der Regel nicht sehr lange dauert. Wenn du nicht unangenehm auffallen willst, fass dich kurz und beschränk dich auf grundlegende Fragen zur Stellenanzeige. Gehalt, Nebenleistungen oder Jahresboni sprichst du bei der ersten Kontaktaufnahme besser noch nicht an. Was du stattdessen fragen kannst? Unternehmen geben in Anzeigen meist ihre Idealvorstellung eines Bewerbers an – von der akademischen Ausbildung über die Berufserfahrung bis zu Sprachkenntnissen. Wenn du die Anforderungen der Firma mit deinen eigenen Wünschen und Qualifikationen abgleichst, ergeben sich dadurch oft Fragen zu deiner prinzipiellen Eignung, die du gut bei einem ersten Telefongespräch klären kannst. Frag dafür einfach, welche der genannten Voraussetzungen Muss-Kriterien sind. Denkbar sind Formulierungen wie:

• "In Ihrer Anzeige sprechen Sie Akademiker mit BWL-Studium und dem Schwerpunkt Personalmanagement an. Meinen Abschluss habe ich in Sozialwissenschaften gemacht, konnte aber durch verschiedene Praktika und Nebentätigkeiten einige Erfahrung im Personalmanagement sammeln. Wäre meine Bewerbung für Sie interessant?"
• "Sie suchen einen Anwendungsentwickler mit Berufserfahrung. Wie viel Jahre Berufserfahrung erwarten Sie?"
• "In Ihrer Stellenbeschreibung für einen Lebensmitteltechnologen geben Sie zwei Arbeitsbereiche an: praktische Versuche und Kundenkontakte. Allerdings ist mir nicht ganz klar geworden, worauf Ihr Schwerpunkt liegt. Meine Präferenzen liegen bei Kundenkontakten. Passt das zu Ihren Vorstellungen?"

Außerdem kannst du mit bestimmten Fragen dem Arbeitgeber deine Bereitschaft signalisieren, noch etwas mehr über deine Person oder deinen Hintergrund zu erzählen. Mit Fragen wie: "Welche anderen Informationen über meine Ausbildung sind wichtig für Sie?" bringst du geschickt einen kurzen Dialog ins Rollen.

Formales zum Schluss

Für den unwahrscheinlichen Fall, dass die Stellenanzeige keine Informationen hierzu enthält, ist das Ende des Gesprächs ein guter Zeitpunkt, um abzuklären, auf welchem Weg du deine Bewerbung schicken sollst: über ein Online-Formular, per E-Mail oder klassisch mit der Post? Pass aber auf, dass diese Information nicht schon in der Ausschreibung enthalten war – sonst wirkst du unvorbereitet. Dasselbe gilt auch für die Frage, an wen genau du die Bewerbung richten kannst und bis wann die Bewerbungsfrist läuft.

Was beim ersten Gespräch niemals passieren darf

• "Was machen Sie jetzt nochmal genau? Und wo hat Ihr Unternehmen seinen Sitz?": Es gibt nichts Schlimmeres als uninformierte Bewerber. Leg dir deshalb ein paar sinnvolle Fragen zurecht, bevor du zum Hörer greifst. Ein Anruf nur um des Anrufens Willen ist sinnlos und kostet dich und deinen Ansprechpartner nur unnötig Nerven. Bereite dich daher gründlich auf das Gespräch vor.
• Frag bei der ersten Kontaktaufnahme nicht nach dem Gehalt oder möglichen Nebenleistungen.
• Mach die Fahrtkosten nicht zum Hauptthema deines ersten Anrufs, sondern frag erst bei einer konkreten Einladung danach. Hat das Unternehmen dir gesagt oder geschrieben, dass sie die Fahrtkosten übernehmen, müssen sie dir deine Auslagen auch ersetzen.

Der nächste Schritt: Das Telefoninterview

Wenn du mit deiner Bewerbung den Personaler überzeugt hast, ist ein zweiter möglicher Schritt ein Telefoninterview. Auch beim telefonischen Vorstellungsgespräch gibt es einige Punkte zu beachten.

Vorteile eines Telefoninterviews

Im Telefoninterview bekommen Personaler und Bewerber einen ersten Eindruck voneinander. Unternehmen wählen diese Variante des ersten Bewerbungsgesprächs gern, da sie unkompliziert ist sowie Zeit und Kosten spart. Ein Telefoninterview oder Vorstellungsgespräche via Skype sind heute demnach fester Bestandteil eines effektiven Bewerbungsprozesses. Für dich bietet das Telefoninterview die Chance, nur mit deinem Können und Wissen zu punkten, da der Interviewer nicht durch deine Kleidung, Körpersprache oder Aussehen beeinflusst ist. Gerade deshalb ist es aber umso wichtiger, wie du dich ausdrückst, wie gut du informiert bist und dass das Gespräch ohne Zwischenfälle verläuft.

Vorbereitung auf ein Telefoninterview

Wähl den Telefontermin so aus, dass du zu diesem Zeitpunkt an einem ruhigen Ort mit sicherer Telefonverbindung bist. Lärm wie in einem Café oder eine schlechte Telefonverbindung wie in der Bahn erschweren das Interview und machen einen schlechten Eindruck. Falls das Telefoninterview nicht der zweite Schritt im Bewerbungsprozess ist, sende dem Personalverantwortlichen alle nötigen Bewerbungsunterlagen vorher zu. All diese Bewerbungsunterlagen wie Lebenslauf und Anschreiben hältst du zum Telefoninterview parat. Auch wenn das Vorstellungsgespräch am Telefon stattfindet, bereitest du dich auf die üblichen Bewerbungsfragen zu deiner Person, deinem Lebenslauf und deinen beruflichen Qualifikationen vor. Überleg dir außerdem eigene Fragen, die du während des telefonischen Gesprächs stellen kannst.

Während des Telefoninterviews überzeugen

• Sprich deutlich, langsam und achte auf deine Atmung. Umgangssprache vermeidest du im telefonischen Vorstellungsgespräch ebenso wie "Äh"s und andere Füllwörter. So erreichst du, dass dir dein Gegenüber besser zuhört. Gerade, wenn du noch nicht viele Bewerbungsgespräche geführt hast, kannst du diese Aspekte mit Freunden trainieren.
• Konzentriere dich darauf, was dein Gegenüber sagt, und lass ihn immer ausreden: Denn wer seinem Gesprächspartner ins Wort fällt, sammelt schnell Minuspunkte. Kurze Gesprächspausen sind besser als nervöser Smalltalk, weil drei Sekunden Stille herrscht. Wenn du etwas nicht verstanden hast, bitte höflich um eine Wiederholung, damit du nicht an der Frage vorbei antwortest oder dir falsche Informationen merkst.
• Im Telefoninterview mit Personalfachleuten musst du selbstsicher und gelassen, aber nicht großspurig auftreten. Bereite deshalb ein zur Stelle passendes Profil vor, mit dem du innerhalb weniger Minuten deine Motivation und Kompetenz darlegen kannst. Das spickst du mit Eckdaten aus deinem Lebenslauf, die deine Aussagen untermauern. Auf jeden Fall solltest du immer etwas zur Ausschreibung Passendes zu sagen haben, wenn dein Telefonpartner dich nach deiner bisherigen Arbeit fragt.
• Worthülsen wie "belastbar" und "motiviert" sind nichtssagend und wirken gekünstelt. Sprich lieber über konkrete Ergebnisse.

Neigt sich das telefonische Bewerbungsgespräch dem Ende zu, ist es in Ordnung, wenn du nachfragst, wann sich der Arbeitgeber ungefähr bei dir melden wird. Sind alle Fragen im Interview geklärt, verabschiedest du dich freundlich. Vergiss nicht, dich für das gute Gespräch und die investierte Zeit zu bedanken.

Unerwartete Anrufe

Echte Bewerbungsprofis bereiten sich auch auf einen spontanen Anruf des Arbeitgebers vor. Erwischt man dich in einer unpassenden Situation, verlegst du das Telefoninterview auf einen passenderen Zeitpunkt. Mit freundlichen Worten erklärst du kurz, dass es gerade ungünstig ist, schlägst einen besseren Zeitpunkt vor und bedankst dich für das Entgegenkommen. Kein Personaler wird es dir übelnehmen, wenn er dich bei einem Spontananruf in einer unpassenden Situation erreicht. Denk daran, dass dieser Anruf auch ein Test sein kann. Lass dir deshalb deinen Stress nicht anmerken und übe am besten schon im Vorfeld, wie du dich im Ernstfall freundlich am Telefon meldest.