Vorstellungsgespräch absagen: Auf die Formulierung kommt es an

Gründe für die Absage eines Vorstellungsgesprächs

Es gibt viele Gründe für die Absage eines Vorstellungsgesprächs: Vielleicht musst du das Gespräch wegen terminlicher Überschneidungen absagen. Es ist auch denkbar, dass du ein Jobangebot erhalten und angenommen hast und deshalb weitere Bewerbungsgespräche absagen und Bewerbungen zurückziehen musst. Oder du hast inzwischen aus sicheren Quellen erfahren, dass das Unternehmen oder der Job nicht zu dir passt? Du verlegst den Jobwechsel aufgrund einer Schwangerschaft auf einen späteren Zeitpunkt, oder du wurdest in deiner aktuellen Position unverhofft befördert? Welcher Fall auch eintritt: Du solltest ein Vorstellungsgespräch immer begründet absagen. In keinem Fall lässt du den Gesprächstermin einfach verstreichen.

Warum sollte ich ein Vorstellungsgespräch absagen?

Personalentscheider wissen, dass du dich in einer Bewerbungssituation bei mehreren Unternehmen vorstellst. Genauso lädt der Arbeitgeber mehrere Bewerber ein. Trotzdem oder gerade deswegen fordert die Business-Etikette, dass du deinem Gesprächspartner Bescheid gibst, wenn du einen Bewerbungstermin nicht wahrnehmen kannst: Hinter jedem Gesprächstermin stecken Zeit und Vorbereitungsaufwand, die kein Beteiligter umsonst aufbringen möchte.

Auch aus deiner Sicht spricht alles für eine Absage: Womöglich triffst du das Unternehmen im Arbeitsalltag wieder oder bewirbst dich zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal. Sieh deshalb zu, dass du in guter Erinnerung bleibst. Mit deiner Absage zeigst du außerdem, dass du ein Fair Player bist und anderen Bewerbern die Chance auf ein Vorstellungsgespräch gibst. Auch wird der Arbeitgeber zu schätzen wissen, dass der Bewerbungsprozess durch dich nicht unnötig ins Stocken gerät.

Bewerbungsgespräch aus terminlichen Gründen absagen und verschieben

Beim Erhalt der Einladung zum Bewerbungsgespräch fällt dir auf, dass du am vorgeschlagenen Tag verhinderst bist? In diesem Fall meldest du dich schnellstmöglich beim Unternehmen oder dem Personaler. Nachdem du dich für die Einladung bedankt hast, beschreibst du den Grund für die Absage. Formuliere die Begründung freundlich und verständlich. Bitte um einen neuen Termin zum Vorstellungsgespräch und gibt etwa drei Terminvorschläge an, die du garantiert einhalten kannst. Zum Schluss versicherst du dem Personalentscheider, dass du an der Stelle weiterhin interessiert bist. Wenn du per Brief oder Mail um einen neuen Termin bittest, beendest du dein Schreiben mit einer höflichen Grußformel: "Ich freue mich, von Ihnen zu hören und Sie persönlich kennenzulernen." Ein neues Vorstellungsgespräch kannst du aber auch telefonisch vereinbaren.

Wie sage ich ein Vorstellungsgespräch ab?

Für Absagen eines Job-Interviews gilt als Faustregel: so früh wie möglich – auch wenn das oft einfacher gesagt als getan ist. Ruf am besten an, statt eine Mail zu schreiben, auch wenn dir das Gespräch unangenehm ist. Vermittle am Telefon einen freundlichen Eindruck und mach verständlich, was deine Beweggründe hinter der Absage sind. Eine schriftliche Absage des Vorstellungsgesprächs erteilst du nur dann, wenn du den Gesprächspartner mehrfach nicht erreicht hast.

Ein Vorstellungsgespräch souverän absagen

Neben Zügigkeit ist auch Höflichkeit wichtig, wenn du die Einladung zum persönlichen Kennenlernen ausschlagen musst. Vermittle deinem Gegenüber, dass es dir Leid tut und du dich über die Einladung gefreut hast. Mach zweitens plausibel, dass sich in der Zwischenzeit eine andere Situation für dich ergeben hat, die du zum Zeitpunkt der Bewerbung nicht ahnen konntest. Benenne kurz die Gründe, denn eine unbegründete Absage hinterlässt keinen guten Eindruck. Vermeide auch Nullaussagen wie "Ich kann heute leider nicht zum Termin erscheinen". Sie lassen nämlich im Unklaren, ob du den vereinbarten Gesprächstermin absagst und einen neuen wünschst, oder ob du deine Bewerbung ganz zurückziehst.

Begründung der Absage eines Vorstellungsgesprächs

Mehr noch als die Absage selbst bereitet die Begründung vielen Bewerbern Kopfzerbrechen: Soll ein erfundener Vorwand herhalten oder bleibt man lieber bei der Wahrheit? Wofür du dich entscheidest, sollte vom tatsächlichen Beweggrund der Absage abhängen. Hast du einem anderen Arbeitgeber zugesagt, kannst du dies bedenkenlos als Grund angeben. Auch eine unerwartete Beförderung oder eine Schwangerschaft sind akzeptable Gründe, den aktuellen Arbeitgeber nicht zu wechseln. Knifflig wird es, wenn du herausgefunden hast, dass das Unternehmen als Arbeitgeber uninteressant ist, zum Beispiel, weil du Schlechtes über die Arbeitsbedingungen gehört hast. In diesem Fall solltest du diplomatisch bleiben und den wahren Grund für die Absage nur dann vorbringen, wenn du deine Informationen aus absolut verlässlicher Quelle hast.

Absageschreiben eines Vorstellungsgesprächs erstellen

Ist für deine Absage noch ausreichend Zeit bis zum Vorstellungsgespräch und hast du den Arbeitgeber telefonisch oder per E-Mail nicht erreicht, dann verfass eine Absage auf dem Postweg. Berücksichtige, dass die Zustellung per Post ein paar Tage dauert. Der formale Aufbau eines Absageschreibens erinnert an das Bewerbungsanschreiben: Im Kopf stehen Absender und Empfänger, die Datumszeile steht über der Betreffzeile. Wähle einen aussagekräftigen Betreff wie "Absage des Bewerbungsgesprächs am XX.XX.XXXX". Im Fließtext der schriftlichen Absage bedankst du dich für die Einladung und beschreibst, warum du absagst: "Mittlerweile bin ich mit einem anderen Unternehmen einig geworden und ziehe deshalb meine Bewerbung bei Ihnen zurück." Schließ dein Absageschreiben mit einer höflichen Grußformel.

Vermeide eine unnötige Absage des Vorstellungsgesprächs

Um gar nicht erst in die unangenehme Situation zu kommen, ein Vorstellungsgespräch absagen zu müssen, überleg sorgfältig, welchen Bewerbungstermin du vorschlägst oder bestätigst. Nimm kein Vorstellungsgespräch in einem Unternehmen an, in dem du dir nicht vorstellen kannst zu arbeiten – oder bewirb dich besser gar nicht erst. Eine solche Bewerbung ist für beide Seiten unproduktiv: Nutz deine Ressourcen und deine Zeit lieber für die Jobs, die du wirklich haben willst.