So funktioniert die Lohn- und Gehaltsabrechnung: Gehaltsabrechnung richtig lesen und prüfen

Gemäß der Gewerbeordnung steht jedem Arbeitnehmer eine monatliche Gehaltsabrechnung zu. Oft heißt die Gehaltsabrechnung auch Lohnabrechnung oder Entgeltabrechnung.

Was ist eine Gehaltsabrechnung und wofür ist sie gut?

Die Gehaltsabrechnung ist immer ein schriftliches Dokument und wird dir von einem Buchhaltungsmitarbeiter oder deinen Chef entweder persönlich oder per Post zugestellt. Ein Versand per E-Mail ist nicht zulässig. Mit der Gehaltsabrechnung geht auch immer die Übergabe deines Gehalts (meist per Überweisung auf dein Bankkonto) einher. Zwischen der Aushändigung der Gehaltsabrechnung und dem Geldeingang können ein paar Tage liegen.

Dabei zeigt dir die Gehaltsabrechnung, wie sich dein Gehalt zusammensetzt, welche Abzüge in welcher Höhe einbehalten wurden und wie viel du brutto und netto verdienst. Heb sie immer gut auf – häufig brauchst du nämlich eine aktuelle Gehaltsabrechnung als Nachweis über dein Einkommen. Das ist beispielsweise der Fall, wenn du eine Wohnung mieten oder einen Kredit aufnehmen möchtest (Liquiditätsnachweis). Auch für deine Steuererklärung benötigst du unter Umständen deine Gehaltsabrechnungen des vergangenen Jahres.

Gehaltsabrechnung oder Lohnabrechnung: Was ist der Unterschied?

Während im täglichen Sprachgebrauch beide Begriffe oft synonym verwendet werden, gibt es offiziell einen Unterschied zwischen einer Lohnabrechnung und einer Gehaltsabrechnung. Für dich als Mitarbeiter ist das prinzipiell zweitrangig, denn beide Abrechnungen bescheinigen dir die Höhe der finanziellen Entlohnung, die du für deine Arbeit bekommst. Der Arbeitgeber muss aber klar kenntlich machen, ob es sich um eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung handelt.

• Lohnabrechnung: Du bekommst eine Lohnabrechnung, wenn die Berechnungsgrundlage für dein Einkommen die tatsächlich im letzten Monat erbrachten Arbeitsstunden sind. Das heißt, du bekommst pro geleisteter Stunde einen bestimmten Stundenlohn. Da du nicht jeden Monat exakt gleich viel arbeitest (beispielsweise, weil es ein kürzerer Monat ist), ist auch dein Lohn nicht jeden Monat gleich hoch.
• Gehaltsabrechnung: Anders hingegen bei einer Gehaltsabrechnung. Hier bekommst du jeden Monat einen festen Betrag von deinem Arbeitgeber überwiesen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du Überstunden geleistet oder aus anderen Gründen mehr oder weniger Stunden gearbeitet hast. Ein Gehalt richtet sich häufig nach Tarifverträgen von Gewerkschaften; dein Arbeitsvertrag kann beispielsweise auch ein 13. Monatsgehalt als Weihnachtsgeld vorsehen.

Gehaltsabrechnung: Bestandteile – das steht drin

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen, wie eine Gehaltsabrechnung optisch und inhaltlich aufgebaut sein muss. Die Gewerbeordnung gibt aber vor, was mindestens in deiner Gehaltsabrechnung stehen muss. Da viele Unternehmen ähnliche Software zur Erstellung der Gehaltsabrechnungen verwenden, sehen diese normalerweise auch alle recht ähnlich aus – so findest du dich nach einem Jobwechsel schnell wieder in deiner Gehaltsabrechnung zurecht. Denn letztlich interessiert es dich ja vor allem, auf einen Blick zu sehen, wie viel Nettolohn auf deinem Konto eingeht.

In einer ordentlichen Gehaltsabrechnung findest du immer mindestens folgende Informationen:

• vereinbarter monatlicher Brutto-Verdienst
• eventuelle Zuschläge, Zulagen oder geldwerte Vorteile / vermögenswirksame Leistungen
• sonstige Vergütungen, beispielsweise Sonderzahlungen
• Art und Höhe der Abzüge
• etwaige Abschlagszahlungen und ausgezahlte Vorschüsse

Der Vollständigkeit halber müssen immer auch folgende Informationen angegeben werden (laut Entgeltbescheinigungsverordnung):

• Abrechnungszeitraum 
• Name, Anschrift und Versicherungsnummer deiner Firma
• Name, Anschrift und Geburtsdatum von dir
• deine Steuerklasse und Steuernummer
• Datum deines Beschäftigungsbeginns
• Informationen über den Kirchensteuerabzug
• Kinderfreibeträge
• Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge

Die Abzüge in der Gehaltsabrechnung

Bevor du für ein Unternehmen anfängst zu arbeiten, verhandelt ihr dein zukünftiges Gehalt. Die Höhe wird dann in deinem Arbeitsvertrag festgehalten. Dieser Betrag (Brutto-Gehalt) ist aber nicht das, was am Monatsende auch auf deinem Konto landet. Nur das Geld, das nach Abzug diverser Steuern, Versicherungen, Zuschläge und gegebenenfalls weiterer Einbehalte übrig bleibt, ist dein Netto-Gehalt und wird dir ausgezahlt.

Folgende Abzüge finden sich auf deiner Gehaltsabrechnung:

Einkommenssteuer (Lohnsteuer)

Jeder in Deutschland beschäftigte Arbeitnehmer muss Einkommens- beziehungsweise Lohnsteuer zahlen. Die Höhe der Steuer richtet sich dabei nach zwei Faktoren: einerseits nach deinem Einkommen und andererseits nach deiner (Lohn-)Steuerklasse.

Es gibt sechs Steuerklassen:

• Lohnsteuerklasse 1: alleinstehende Arbeitnehmer
• Lohnsteuerklasse 2: alleinerziehende Arbeitnehmer
• Lohnsteuerklasse 3: verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner in Steuerklasse 5 eingeordnet sind oder keinen Arbeitslohn erhalten
• Lohnsteuerklasse 4: verheiratete Arbeitnehmer, die ein ähnlich hohes Einkommen haben
• Lohnsteuerklasse 5: verheiratete Arbeitnehmer, deren Partner in Steuerklasse 3 eingeordnet sind
• Lohnsteuerklasse 6: für einen Zweit- oder Nebenjob (außer es handelt sich um eine geringfügige Beschäftigung)

Jedem Arbeitnehmer stehen bestimmte Grundfreibeträge zu, für die er keine Einkommenssteuer bezahlen muss. Erst, wenn dein Lohn oder Gehalt diese Grenze übersteigt, werden Steuern fällig. 2017 beträgt der Grundfreibetrag pro Person und Jahr 8.820 Euro. Bist du verheiratet oder hast eine eingetragene Lebenspartnerschaft und ihr gebt eure Steuererklärung gemeinsam ab, gilt der doppelte Freibetrag, also 17.640 Euro.

Optional: Solidaritätszuschlag

Liegt deine Lohnsteuer unter 16.956 Euro (Einzelveranlagung) beziehungsweise 33.912 Euro (Zusammenveranlagung), entfällt für dich der Solidaritätszuschlag. Oberhalb dieser Grenze gibt es eine sogenannte Milderungszone, in der Solidaritätsbeitrag schrittweise an den vollen Satz von 5,5 Prozent herangeführt wird. Diesen musst du bezahlen, wenn dein zu versteuerndes Einkommen mehr als 96.820 Euro (Alleinstehende) beziehungsweise 193.641 Euro (Verheiratete) beträgt.

Optional: Kirchensteuer

Auch die Höhe deiner Kirchensteuer findest du auf deiner Gehaltsabrechnung. Solltest du keine eingetragene Konfession haben oder einer Kirchengemeinde angehören, die keine Steuern erhebt, entfällt diese Position – denn nur staatlich anerkannte Kirchengemeinschaften (allen voran die katholische und evangelische Kirchengemeinde) dürfen eine Kirchensteuer erheben. Die Kirchensteuer ist dabei direkt mit der Einkommens-/Lohnsteuer verbunden und beträgt in Bayern und Baden-Württemberg acht Prozent, in allen anderen Bundesländern neun Prozent.

Arbeitslosenversicherung

Die (gesetzliche) Arbeitslosenversicherung ist eine Pflichtversicherung. Das heißt, du musst diesen Versicherungsbeitrag bezahlen. Als Deckelung greift allerdings die Beitragsbemessungsgrenze (2017 liegt diese bei 76.200 Euro im Westen und 68.400 Euro im Osten) – ist dein Einkommen höher, fällt für jeden weiteren verdienten Euro kein Versicherungsbeitrag mehr an. Bei der Entrichtung der Arbeitslosenversicherungsbeiträge unterstützt dich dein Arbeitgeber. Insgesamt werden drei Prozent deines Bruttoeinkommens in die Arbeitslosenversicherung eingezahlt – wobei du und dein Arbeitgeber sich die drei Prozent teilen (jeweils 1,5 Prozent).

Rentenversicherung

Auch bei der (gesetzlichen) Rentenversicherung handelt es sich um eine Pflichtversicherung. Aktuell liegt der Beitragssatz bei 18,7 Prozent deines Bruttolohns. Wie auch bei der Arbeitslosenversicherung teilen dein Arbeitgeber und du sich die Beiträge: Jeder bezahlt 9,35 Prozent. Auch hier greift als Höchstgrenze die Beitragsbemessungsgrenze – Beiträge zur Rentenversicherung fallen 2017 also maximal für ein Einkommen in Höhe von 76.200 Euro (Westdeutschland) und 68.400 Euro (Ostdeutschland) an.

Krankenversicherung

Die (gesetzliche) Krankenversicherung ist eine weitere Pflichtversicherung im Rahmen der Sozialversicherungen. Grundsätzlich beträgt der Beitrag zur Krankenversicherung für Vollzeitarbeitende 14,6 Prozent ihres Bruttolohns. Auch hier zahlt dein Arbeitgeber die Hälfte davon (du und dein Arbeitgeber zahlen also jeweils 7,3 Prozent). Allerdings kann seit 2015 jede Krankenkasse Zusatzbeiträge nach eigenem Ermessen erheben: Diese musst du alleine bezahlen.

Pflegeversicherung

Die (gesetzliche) Pflegeversicherung ist ein zusätzlicher Bestandteil der Sozialversicherung und damit verpflichtend. Aktuell beträgt der Beitragssatz 2,55 Prozent deines Bruttoeinkommens. Dein Arbeitgeber und du zahlen jeweils die Hälfte (also je 1,275 Prozent). Bist du allerdings über 23 Jahre alt und hast keine Kinder, erhöht sich der Beitragssatz auf 2,8 Prozent. Dann zahlst du 1,525 Prozent und dein Arbeitgeber 1,275 Prozent.

Gehaltsabrechnung: Was du prüfen solltest

Viele Arbeitnehmer werfen nur einen kurzen Blick auf ihre Gehaltsabrechnung, bevor diese bei den Akten verschwindet. Dabei ist es wichtig, dass du deine Gehaltsabrechnung zumindest grundlegend auf Richtigkeit prüfst – denn Fehler können auch hier passieren.

• Personaldaten: Stimmt die angegebene Krankenkasse, ist dein Eintritts- und Geburtsdatum korrekt und stimmen dein Name und deine Adresse?
• Ist dir die richtige Lohnsteuerklasse zugeordnet, stimmen die Freibeträge (Kinderfreibetrag, etc.) und deine Religionszugehörigkeit?
• Wenn du im vergangenen Monat Urlaub hattest, ist das Urlaubsgeld korrekt aufgeführt?
• Ist die Kirchensteuer richtig berechnet?
• Stimmen die Abgaben zur Sozialversicherung (die Beitragssätze findest du hier weiter oben im Text)?
• Sind eventuelle vermögenswirksame Leistungen entsprechend berücksichtigt?
• Zu guter Letzt: Stimmt deine Bankverbindung?

Was du tun kannst, wenn deine Gehaltsabrechnung nicht stimmt

Wenn du bei der Prüfung deiner Gehaltsabrechnung feststellst, dass sich Fehler eingeschlichen haben, ist das oft gar keine Absicht. Am besten beanstandest du die Gehaltsabrechnung schriftlich mit der Bitte um eine erneute Prüfung und Korrektur. Eine besondere Form musst du dabei nicht wahren – teile einfach mit, was an deiner Lohnabrechnung falsch ist.

Du kannst eine fehlerhafte Gehaltsabrechnung grundsätzlich innerhalb von drei Jahren bemängeln, danach gilt die Gehaltsabrechnung als verjährt. Praktisch kommt diese Frist allerdings fast nie zum Tragen – denn einerseits wirst du nicht drei Jahre auf dein Geld warten wollen, wenn dir zu wenig ausgezahlt wurde, andererseits enthalten viele Arbeitsverträge Ausschlussfristen, die dafür sorgen, dass sich diese Frist verkürzt.

Geht es um die Korrektur, solltest du deinem Arbeitgeber rund 14 Tage Zeit lassen, um eine Korrektur durchzuführen.