Jobeinstieg als Vorstandsassistent: Mehr als geliehene Macht?

Wenn Stefan Mayer an seinen Einstieg als Vorstandsassistent zurück denkt, erinnert er sich an turbulente Zeiten: Ende Oktober 2008, mitten in der Finanzkrise, begann er als Assistent des Print-Vorstands bei der Bertelsmann-Tochter arvato. "Die Print-Branche war von der Finanzkrise schwer getroffen. Mein Chef war für verschiedene Firmenstandorte zuständig, unter anderem in Russland, und dementsprechend viel auf Dienstreise."

Arbeitspensum eines Beraters

Auf diesen Reisen war auch Stefan Mayer manchmal dabei und kam gerade in den ersten Monaten oft auf mehr als 60 Arbeitsstunden pro Woche. Ging der Spaß am Job da nicht schnell verloren? "Nein, eigentlich nicht. Die Arbeit war sehr abwechslungsreich, und ich fand es spannend, vieles hautnah mitzubekommen. Als Vorstandsassistent kommt man in etwa auf das Arbeitspensum eines Unternehmensberaters. Darauf sollte man sich von vorneherein einstellen."

Absolventen sind die Ausnahme

Die Vorstandsassistenten-Position gilt als Karrieresprungbrett eines jeden Großkonzerns. Dass jemand wie Stefan Mayer unmittelbar nach dem Uni-Abschluss als Assistent einsteigt, ist eher die Ausnahme. Viele Unternehmen verlangen von ihren Bewerbern für eine Assistentenstelle Berufserfahrung über die obligatorischen Praktika hinaus. Andere stellen sogar nur Bewerber ein, die bereits mehrere Jahre im eigenen Unternehmen tätig waren und die Abläufe gut kennen.

Berufserfahrung: nicht immer ein Plus

Bertelsmann und seine Tochterfirma arvato sowie die Allianz bilden hier einige der wenigen Ausnahmen. Sie haben sich bewusst dazu entschieden, Uni-Absolventen als Assistenten einzustellen. "Mehrjährige Berufserfahrung muss nicht unbedingt sein", erklärt Kerstin Jung, Leiterin der Führungskräfteentwicklung bei der Allianz. Sie betreut das Vorstandsassistentenprogramm. "Hochschulabsolventen bringen frischen Wind und einen neuen Blickwinkel, den jemand mit viel Berufserfahrung oder einer langen Tätigkeit im selben Unternehmen schon verloren haben kann. Grundvoraussetzung sind jedoch erste berufliche Erfahrungen im Rahmen von Praktika, Werkstudententätigkeiten oder einer Ausbildung."

Auch Germanisten haben Chancen

Je nach Vorstand können die Anforderungen an die Assistenten völlig unterschiedlich aussehen. Dementsprechend variieren auch die Ansprüche an das Studienfach der Bewerber. Wer Assistent des Finanzvorstands werden möchte, sollte Ahnung von BWL und VWL haben. Arbeitet man für den Personalvorstand, spielt der Studiengang hingegen keine so große Rolle. "Es kommt zwar seltener vor", sagt Kerstin Jung, "aber wir haben auch schon Politikwissenschaftler oder Germanisten als Vorstandsassistenten eingestellt."

Mehr als Sekretärinnen mit Uni-Abschluss?

Hartnäckig hält sich das Klischee, die Assistenten seien nur Sekretärinnen mit Uni-Abschluss, die sich mit der geliehenen Macht ihrer Chefs wichtig machen. "Natürlich hat man eine geliehene Macht", sagt Ralf Schmitz, ehemaliger Assistent des früheren Allianz-Personalvorstands. "Schließlich ist man auch mal der verlängerte Arm seines Chefs und gibt in seinem Namen Anweisungen weiter." Doch nur wer mit dieser Macht verantwortungsvoll umgeht, profitiert lange von ihr. Denn die größte Kunst ist es, die Kontakte aus der Assistentenzeit auch danach aufrecht zu erhalten und das Netzwerk des früheren Chefs zu seinem eigenen zu machen.

Organisation, Präsentationen, eigene Projekte

Doch was sind eigentlich die Aufgaben eines Vorstandsassistenten? Neben der Organisation, Vor- und Nachbereitung von Sitzungen erstellen die Assistenten häufig Protokolle und Präsentationen für ihren Vorstand. Mit der Zeit nehmen die eigenen Projekte zu, weiß Stefan Mayer aus eigener Erfahrung. "Nach der Einarbeitungszeit habe ich schon ein Drittel meiner Zeit für eigene Projekte verwendet und mich beispielsweise um den Prospektdruck gekümmert." Nehmen diese Projekte schließlich überhand, neigt sich die Assistenzzeit dem Ende zu.

Karrieregarantie inklusive

Für die meisten Vorstandsassistenten geht es dann innerhalb des Unternehmens weiter die Karriereleiter hinauf: Stefan Mayer ist der Print-Branche in Gütersloh treu geblieben und arbeitet heute als stellvertretender Leiter des Prospektgeschäfts. Ralf Schmitz ist vom Münchener Hauptsitz der Allianz nach Düsseldorf gewechselt und dort als Vertriebsbereichsleiter für rund 40 Mitarbeiter und Vertreter zuständig. "Nach eineinhalb bis zwei Jahren erhalten unsere Vorstandsassistenten die Chance, sich in ihrer ersten Führungsaufgabe zu beweisen. Bei entsprechender Leistung wechseln sie nach rund drei Jahren ins mittlere Management und haben dann die Möglichkeit, einen gesamten Fachbereich zu übernehmen. Das heißt sie können in nur acht Jahren im Unternehmen die Ebene unter den Vorständen erreichen", erklärt Kerstin Jung.

arvato und Allianz - Assistenten im Interview

Herr Mayer, Sie waren ein gutes Jahr lang Vorstandsassistent. Das ist ziemlich kurz.

Bei arvato bleiben die Vorstandsassistenten in der Regel 12 bis 18 Monate in ihrer Position, bis sie sich neuen Aufgaben widmen. Im Laufe der Assistenz wird die Zeit, die man für eigene Projekte aufwendet, immer mehr und geht dann in eine neue Aufgabe über. Ich habe mich zum Beispiel um ein firmenweites Kostensenkungsprogramm und um den Prospektdruck gekümmert.

Wieso haben Sie sich für Bertelsmann entschieden?

Mir gefällt besonders gut, dass Bertelsmann eine große Bereitschaft zeigt, jungen Leuten Verantwortung zu geben. Der Print-Sektor, in dem ich arbeite, wurde während meiner Assistentenzeit stark umgestellt, um ihn auch im 21. Jahrhundert konkurrenzfähig zu halten. Ich fand es sehr spannend, mitzuerleben, wie eine im Grunde schon relativ alte Unternehmenssparte für die Zukunft fit gemacht wird.

Als Vorstandsassistent sind Sie als sehr junger Mensch auf viele ältere und sehr erfahrene Vorstände getroffen. Gab es manchmal Akzeptanzprobleme?

Gerade in den ersten Wochen war es schon ein eigenartiges Gefühl, plötzlich mit Menschen zusammenzuarbeiten, die den Konzern schon lange kennen und vom Alter her auch meine Väter hätten sein können. Natürlich fühlt man sich im Vergleich zu diesen Leuten völlig unwissend. Allerdings gilt gerade am Anfang, dass jede Frage erlaubt ist, denn schließlich ist allen geholfen, wenn man sich möglichst schnell einarbeitet. Akzeptanzprobleme gibt es hin und wieder, die Regel ist das aber nicht.

Bietet arvato seinen Vorstandsassistenten Seminare und Workshops an?

Die Assistenten sind untereinander gut vernetzt und organisieren einige Workshops in Eigeninitiative. Dann gibt es beispielsweise das "Junior-Top-Talents"-Programm. Das bietet verschiedene Seminare von interkulturellen Trainings bis zur Selbstpräsentation. Unabhängig davon können alle Nachwuchsführungskräfte an vielen verschiedenen Workshops teilnehmen. Dabei ist immer Eigeninitiative gefragt: Wer Bereitschaft signalisiert, an Veranstaltungen teilzunehmen, der bekommt auch die Möglichkeit dazu.

Sie befinden sich gerade im Übergang von der Assistentenzeit hinein in den Vertrieb. Welche Herausforderungen kommen jetzt auf Sie zu?

Während der Assistentenzeit baut man in der Regel ein großes Netzwerk auf, da man unheimlich viele Leute kennenlernt. Teilweise kommt dies natürlich durch die "geliehene Macht" zustande, die man durch seinen Chef hat. Abgesehen von den neuen Aufgaben und Projekten ist nun die große Herausforderung, sich dieses Netzwerk zu eigen zu machen. Ich weiß, dass das nicht bei allen Personen gleich gut funktionieren wird, aber bei einem Großteil bin ich sehr zuversichtlich.

Herr Schmitz, waren Sie als Vorstandsassistent eigentlich in einer Führungsposition?

In einer richtigen Führungsposition war ich sicherlich noch nicht, denn ich hatte noch nicht die Möglichkeit, eigene große Entscheidungen zu treffen. Trotzdem ist es so, dass ich meinen Chef unterstützt habe, indem ich Ideen mit ihm diskutiert, Vorschläge und Konzepte entwickelt habe. Zusätzlich habe ich hin und wieder Sitzungen wahrgenommen, an denen er nicht teilnehmen konnte, oder seine Anweisungen an andere Mitarbeiter und Abteilungen weitergegeben. Insofern hatte ich schon eine sehr verantwortungsvolle Position.

Heute sind Sie Anfang 30 und als Vertriebsleiter für 40 Mitarbeiter und Vertreter der Allianz in Düsseldorf zuständig. Stimmt das Klischee, dass die Vorstandsassistenten-Position ein gutes Karrieresprungbrett ist?

Für mich persönlich ist alles so gelaufen, wie ich es mir vorgestellt hatte. Ziel des Allianz-Vorstandsprogramms ist, dass man nach dem Programm in den Vertrieb wechselt und dort eine erste Führungsposition übernimmt. Der Vorteil im Gegensatz zu einer anderen Einstiegsposition ist natürlich, dass man als Vorstandsassistent viele Kolleginnen und Kollegen kennenlernt, die man sonst nicht - oder zumindest nicht in so kurzer Zeit - kennenlernen würde. Außerdem bekommt man durch den Job einen sehr guten Überblick über das Gesamtunternehmen. Man erlebt, wie Entscheidungen getroffen werden und erhält einen hautnahen Einblick in die Unternehmenspolitik. Das ist für die weitere Laufbahn im Unternehmen und besonders für spätere Führungspositionen von großem Vorteil.

Im Gegensatz zu vielen anderen Großunternehmen stellt die Allianz explizit Hochschulabsolventen als Vorstandsassistenten ein. Ist man einer solchen Aufgabe im Anschluss an das Studium gewachsen?

Ja, ich denke schon. Berufserfahrung in Form von Praktika bringen alle Vorstandsassistenten mit. Insofern haben sie schon mal in einem Unternehmen gearbeitet. Gerade in den ersten Monaten durchlebt man als Vorstandsassistent eine unheimlich hohe Lernkurve und nimmt die vielen neuen Informationen auf wie ein Schwamm. Daher arbeitet man sich in der Regel sehr schnell ein.

Wie sind Sie zur Allianz gekommen?

Aufmerksam geworden bin ich auf das Unternehmen bei einem Bewerbungsworkshop der Studienstiftung, den die Allianz angeboten hat. Zufällig war mein damaliger e-fellows.net-Mentor bei der Allianz für die Personalentwicklung zuständig. Ich habe durch ihn einen sehr guten Einblick in das Vorstandsassistenten-Programm gewinnen können, so dass ich mich schließlich für eine Bewerbung entschieden habe.

Als Vorstandsassistent haben Sie enger mit Ihrem Chef zusammengearbeitet als viele andere seiner Mitarbeiter. Was ist in der Beziehung von Assistent und Vorstand wichtig?

Das Allerwichtigste ist gegenseitiges Vertrauen. Wenn das fehlt, kann man auf keinen Fall zusammenarbeiten. Als Assistent habe ich häufig Informationen zuerst erfahren und musste damit entsprechend verantwortungsbewusst umgehen. Wichtig ist auch, dass man schnell und zuverlässig auf Ad-hoc-Anfragen seines Chefs reagiert und ihn in jeder Situation unterstützt.

Wie sieht der Alltag eines Vorstandsassistenten aus?

Den "typischen" Alltag gibt es eigentlich nicht, da die Aufgaben sehr vom Tagesablauf des Chefs abhängen und dementsprechend variieren. Ich habe viele Vorstands- und Betriebsratssitzungen vorbereitet, Präsentationen erstellt oder auf Englisch und Deutsch Protokolle von Meetings verfasst. Sämtliche Anfragen wurden zuerst von mir gesichtet, und ich habe sie dann gebündelt an meinen Chef weitergegeben. Nachdem ich mich in diese klassischen Aufgaben eines Vorstandsassistenten eingearbeitet hatte, habe ich auch eigene Projekte übernommen. Dazu gehörte beispielsweise die Neugestaltung unserer internen Website.

Welche Pläne haben Sie für Ihre berufliche Zukunft?

Da ich erst seit einigen Monaten Vertriebsbereichsleiter bin, sind mindestens zwei weitere Geschäftsjahre in dieser Funktion geplant. Danach bin ich noch offen: Entweder ich bleibe im Vertrieb um Geschäftsstellenleiter zu werden, oder ich gehe zurück in die Konzernzentrale nach München, um dort Abteilungsleiter zu werden. Dritte interessante Option ist eine Auslandsstation. Momentan kann ich mir alle drei Möglichkeiten sehr gut vorstellen und habe mich noch nicht festgelegt.

Karrieregarantie - das Programm der Allianz

Frau Jung, sowohl Trainees als auch Vorstandsassistenten gelten als künftige Führungspersonen eines Unternehmens. Wo ist der Unterschied?

Trainees entscheiden schon wesentlich früher, in welchem Unternehmensbereich sie tätig sein möchten. Vorstandsassistenten bekommen hingegen einen Gesamteindruck des Unternehmens und legen ihre Vertiefung erst später fest.

Bewerben sich bei Ihnen mehr Männer oder mehr Frauen um eine Vorstandsassistentenstelle?

Momentan sind rund zwei Drittel unserer Bewerber Männer. Woran das liegt, kann ich nicht genau sagen. Aber wir haben uns für dieses Jahr vorgenommen, mehr Frauen zu einer Bewerbung zu ermutigen, um anschließend eine Führungsposition zu übernehmen.

Wie viele Bewerbungen erhalten Sie pro ausgeschriebener Stelle?

Insgesamt stehen 29 Vorstandsassistentenstellen zur Verfügung. Pro Jahr wird etwa die Hälfte neu besetzt, für die wir etwa 1.300 Bewerbungen bekommen. Das Vorstandsassistentenprogramm ist unser anspruchsvollstes Einstiegsprogramm und deshalb sehr begehrt.

Sind die Bewerber ausschließlich Hochschulabsolventen?

Die eine Hälfte sind Hochschulabsolventen, und die andere Hälfte hat bereits Berufserfahrung. Rund zehn Prozent sind interne Bewerber und waren schon vorher bei der Allianz tätig. Von den Absolventen erwarten wir mindestens einen Master- oder Diplomabschluss, die Hälfte von ihnen hat sogar eine Doppelqualifikation. Das ist eine gute Voraussetzung für unser Programm.

Hat man nur eine Chance, wenn man vorher ein Praktikum bei der Allianz gemacht hat?

Wir erwarten von allen Bewerben Praktikumserfahrung, aber die müssen sie nicht bei der Allianz gesammelt haben. Da das Programm direkt in eine Führungsposition übergeht, erwarten wir auch, dass die Kandidaten bereits Führungsverantwortung bewiesen haben. Das kann durch die Leitung einer Sportgruppe sein, durch Engagement an der Hochschule oder beispielsweise in der Kirche.

Wie geht es nach der schriftlichen Bewerbung weiter?

Mit etwa 200 geeigneten Bewerbern führen wir ein Telefoninterview und laden danach rund die Hälfte zu einem persönlichen Gespräch ein. Im letzten Jahr haben dann die besten 27 Kandidaten an einem Assessment Center teilgenommen. Hier wollen wir sehen, welche Führungsqualitäten die Kandidaten mitbringen. Idealerweise sind auch schon die Vorstände als Beobachter dabei und machen sich ein Bild von den Bewerbern.

Welche Weiterbildungsmöglichkeiten bietet das Vorstandsassistentenprogramm?

Das Programm wird von einem Coach betreut, der den Assistenten während der gesamten Zeit zur Verfügung steht. Durch verschiedene Seminare möchten wir besonders das Management- und Führungspotenzial der Assistenten fördern. Darüber hinaus gibt es jedes Jahr ein Netzwerktreffen aller Assistenten sowie verschiedene weitere Treffen - Kaminabende oder ein gemeinsames Frühstück mit unseren Führungskräften etwa.

Wäre es für einen Vorstand nicht angenehmer, wenn sein Assistent länger als nur zwei oder drei Jahre für ihn arbeitet?

Gerade den Vorständen liegt es natürlich am Herzen, dass die Allianz immer wieder neue Führungskräfte bekommt, und dafür sind die Vorstandsassistenten nun mal prädestiniert. Es ist charakteristisch für die Assistenten, dass sie sich schnell in neue Aufgaben einarbeiten. Daher ist ein häufiger Wechsel in der Regel kein Problem.