Der E-Mail-Knigge: E-Mails bearbeiten und ablegen

Zwei Leitlinien sollte sich jeder zu Herzen nehmen, der die Zeit minimieren will, die er mit E-Mails verbringt: Man sollte E-Mails nur öffnen, wenn man auch Zeit hat, sie zu bearbeiten. Und man sollte eine E-Mail idealerweise nach dem ersten Öffnen abhaken. Denn so spart man den Aufwand, sich später in die E-Mail wieder hineinzudenken. Ein psychologischer Grund: Geöffnete, aber unerledigte E-Mails belasten.

Wie man E-Mails erledigt

Doch wie "erledigt" man eigentlich E-Mails? Grundsätzlich kann man sich an die Fünf-Minuten-Regel halten:

1. E-Mail öffnen
2. Entscheiden, ob man die E-Mail innerhalb von fünf Minuten bearbeiten kann (siehe "E-Mails bearbeiten statt lesen"). Wenn ja, bearbeiten. Erst dann weiter zur nächsten Mail.
3. Wird die Bearbeitung vermutlich länger als fünf Minuten dauern, überträgt man die mit der E-Mail verbundene Aufgabe in die To-Do-Liste und legt die E-Mail ab. Idealerweise verschwindet sie dabei aus dem Posteingang. Dem Absender teilt man mit, bis wann er mit einer Antwort rechnen kann.

Nur dreimal am Tag E-Mails sichten und bearbeiten

Der beste Weg zur E-Mail-Disziplin ist, den E-Mail-Reflex zu bekämpfen, der den Blick alle fünf Minuten in den Posteingang treibt. Damit lassen sich die meisten Unterbrechungen ausmerzen. Zwar erwartet man auf E-Mails schnellere Antworten als auf Briefe. Trotzdem darf sich niemand beschweren, wenn die Antwort auf eine E-Mail erst nach fünf oder sechs Stunden kommt. Weick und Schur empfehlen, den Posteingang nur dreimal täglich aufzusuchen: Eine Stunde nach Eintreffen am Morgen (man sollte sich am Morgen nicht gleich mit E-Mails belasten und die produktivste erste Stunde wichtigeren Aufgaben widmen), nach dem Mittagessen und vor Feierabend. Dabei helfen folgende Maßnahmen:

• E-Mail-Programm nur dreimal am Tag öffnen, nach Bearbeiten der E-Mails schließen.
• Akustische und optische Benachrichtigungssignale deaktivieren.
• Automatische Abrufhäufigkeit des E-Mail-Programms auf einen höheren Zeitabstand einstellen (zum Beispiel auf 120 Minuten statt 5).
• Posteingang zu festen Zeiten sichten. Dann aber auch mindestens 45 Minuten zur konzentrierten Bearbeitung nach der Fünf-Minuten-Regel (siehe oben) einplanen.
• Strichlisten führen, wie oft man am Tag in den Posteingang schaut.

E-Mails bearbeiten, nicht lesen

Wer einfach damit beginnt, die neueste E-Mail von vorne bis hinten durchzulesen, verliert eine Menge Zeit. E-Mails sollte man nicht lesen, sondern "bearbeiten". Das bedeutet vor allem: richtig priorisieren, löschen und ablegen.

1. E-Mails priorisieren

Hat man seine E-Mails zuletzt am Vortag gecheckt, reicht es normalerweise, die E-Mails nach Eingangsdatum zu sortieren. Ist man aus dem Urlaub zurückgekommen, sortiert man sie besser nach Empfänger oder Betreffzeile. E-Mails von wichtigen Personen (Vorgesetzte oder Kunden) sollte man dann zuerst bearbeiten. Zeigt der Betreff, dass hier eine Unterhaltung hin- und hergegangen ist (durch viele "AW:" oder "Re:"), liest man zunächst die neueste E-Mail. Oft ist bereits etwas entschieden worden. Bei guter E-Mail-Kultur sind der aktuelle Stand der Diskussion und die Entstehungsgeschichte in der neuesten E-Mail nachvollziehbar.

2. E-Mails löschen

90 Prozent aller E-Mails kann man löschen. Ist man sich nicht hundertprozentig sicher, dass man die E-Mail noch einmal brauchen könnte, sollte man sie löschen. Die meisten Nachrichten kann man nach einfacher Sichtung des Betreffs ungelesen in den Papierkorb verbannen. Neben Spam gehören dazu laut Weick und Schur E-Mails mit leeren Betreffzeilen, Nachrichten, die zigmal weitergeleitet wurden, Fun-Post oder veraltete Newsletter. Daher: Bevor man mit der Bearbeitung beginnt, erst einmal alles dem Betreffzeilen-Check unterziehen und gnadenlos löschen. Erlaubt das Unternehmen das Löschen aus rechtlichen Vorbehalten nicht, sollten die E-Mails zumindest in einem Archivordner verschwinden, wo sie nicht mehr stören.

3. E-Mails richtig ablegen

Im Postein- und -ausgang (gesendete E-Mails) sollten am Ende des Tages idealerweise gar keine, maximal aber so viele E-Mails verbleiben, dass man sie auf einer Bildschirmseite überblicken kann. Denn ein leerer Posteingang wirkt befreiend. Um ihn aber leer zu bekommen, muss man E-Mails ablegen. Die gebräuchlichsten Varianten zum Ablegen von E-Mails:

• Klassisch: hierarchische Ordnerstrukturen
  Funktioniert wie das Ordnersystem auf der Festplatte: Unter "Kunden" befinden sich zum Beispiel die Namen aller Kunden, hier wiederum sind alle wichtigen E-Mails zu einem bestimmten Kunden abgelegt. Die ersten Ebene besteht idealerweise aus vier oder fünf Ordnern: "Kunden", "Produkte", "Team", "Verwaltung/Organisation", "Später" (für E-Mails, die man jetzt nicht braucht und nicht zuordnen kann, die man aber auch nicht löschen will), darunter können es mehr sein. Man sollte stets gut überlegen, ob man einen Ordner wirklich braucht, bevor man ihn anlegt, und nicht tiefer als drei Ebenen staffeln.
• Modern: unhierarchische Label-/Tag-Systeme
  Moderne Systeme wie Google Mail brauchen keine Ordner, sie arbeiten mit einem Posteingang, einem Archiv für ältere Mails und mit "Labels". Ihr größter Vorteil: Bei einer E-Mail, in der es zum Beispiel um neue Erkenntnisse bei der Suchmaschinenoptimierung für einen Kunden geht, muss man nicht mehr entscheiden, ob die Mail nun in den Kundenordner oder in den Ordner für das Projekt "Suchmaschinenoptimierung" kommt. Man gibt der E-Mail einfach zwei Labels, zum Beispiel "SEO" (Suchmaschinenoptimierung) und "Kunde K", und findet sie anschließend unter beiden Labels wieder, und das viel schneller als bei klassischen Ordnerstrukturen. Ähnliche Vorteile bieten so genannte "Suchordner", die aber nicht alle E-Mail-Programme anbieten.
• Filter
  Mit hierarchischen und unhierarchischen Systemen vereinbaren lassen sich Filter. E-Mails mit einem bestimmten Betreffzeilentext oder von Absendern, die einem häufig Nachrichten schicken, direkt in einem bestimmten Ordner oder versehen die Nachricht mit einem entsprechenden Label (Google Mail). Verwendet man ein hierarchisches Ordnersystem, wird der Posteingang so nicht ständig mit neuen Nachrichten überflutet - und man kann E-Mails einer bestimmten Sorte gebündelt abarbeiten, da sie ja alle in einem Ordner liegen.

Die anderen müssen mitmachen

Sicherlich lassen sich nicht alle genannten Methoden in allen Arbeitsumgebungen anwenden. Wichtig ist daher vor allem auch, die Kollegen für effizientere E-Mails zu sensibilisieren. Zum Beispiel indem man gemeinsam ein teaminternes System für Betreffzeilenkürzel entwickelt oder sich darauf einigt, dass man künftig dringende Informationen nicht mehr per E-Mail, sondern per Telefon oder persönlich übermittelt. Dann lässt sich die Zeit, die man mit E-Mails verbringt, besonders schnell spürbar verringern.