Zeit managen: Tipps für effizientes Zeitmanagement

Wie kann ich mich besser organisieren? Diese Frage treibt viele Menschen um. Einige davon suchen bei Heike Vetter Rat. Ihre Klienten möchten häufig mehr Zeit für sich gewinnen, können sich diesen Wunsch aber nicht eingestehen. Vetter versucht, ihren Klienten mit gezielten Fragen den Weg zu weisen und ihnen so das Bedürfnis bewusst zu machen.

Mit gezielten Fragen Situation bewusst machen

Einmal hatte Vetter eine Klientin, die sich unbedingt einen Tick abgewöhnen wollte. Vetter betrachtete diesen gemeinsam mit der Klientin auf der Metaebene: "Was stört dich besonders daran? Wie oft erwischst du dich dabei? Und was sagen andere zu deinem Tick? Stört sich sonst noch jemand daran?" Im Gespräch stellte sich heraus, dass das Problem der Klientin ihre Ungeduld war, aus der vorschnelle und sogar oft falsche Entscheidungen resultierten.

'Selbstoptimierung' als positiver Begriff

Für Vetter ist 'Selbstoptimierung' ein positiver Begriff. "Menschen streben seit jeher danach, sich zu verbessern", sagt sie. Ihr ist wichtig, dass die Motivation von der jeweiligen Person ausgeht. "Wenn jemand von außen an dich heranträgt, dass du dich in bestimmten Punkten optimieren solltest, kann das negative Auswirkungen auf dich haben. Dann ziehst du dich vielleicht auf deinem bisherigen Standpunkt zurück", erklärt Vetter. Nicht die Meinung anderer, sondern die eigenen Werte und Überzeugungen müssen der Anreiz für Veränderung sein.

Die innere Motivation nutzen

Nur – woher diese innere Motivation nehmen? Und wie aktivierst du sie, um beispielsweise konzentrierter arbeiten zu können? "Eine handyfreie Zeit ist eine gute Voraussetzung für effizientes Arbeiten", sagt Vetter. "Man kann sich beispielsweise vornehmen, Smartphone samt Internet für einen bestimmten Zeitraum ganz auszuschalten, um sich auf die Arbeit zu konzentrieren." Auch der eigene Biorhythmus sollte beachtet werden, denn nicht jeder ist zu denselben Tageszeiten produktiv. Vetter rät außerdem, sich realistische Tagesziele zu setzen, diese positiv zu formulieren und im Voraus festlegen, was wann fertig sein muss. Nicht zuletzt gilt: In den Pausen wirklich Pause machen, um sich regenerieren zu können.

Die eigenen Grenzen erkennen

Beim Selbstmanagement kannst du allerdings auch an die eigenen Grenzen stoßen. "Bestimmte Dinge wie etwa Schlaf sollte man sich nicht abtrainieren", warnt Vetter. "Jeder Mensch hat ein bestimmtes Schlafbedürfnis. Wer dauerhaft zu wenig schläft, macht sich krank." Eine ausgewogene 'Work-Life-Balance' ist wichtig, denn wer sich selbst verbessern möchte, sollte dabei das Gleichgewicht von Perfektion und Selbstakzeptanz nicht aus dem Blick verlieren. Die Grenze zur Überlastung ist fließend: "Wer sagt, "Ich funktioniere nur noch!", stößt bereits an eine Grenze. Solche Warn-Schilder dürfen nicht übergangen werden!"

Wer sich ausprobiert, lernt sich besser einzuschätzen

Zu solchen Grenzsituationen muss es aber gar nicht erst kommen. Vetter rät vor allem dazu, sich beim Selbstmanagement auszuprobieren – beispielsweise mit To-Do-Listen. "Wer damit arbeitet, sollte nicht  seine gesamte Arbeitskapazität verplanen, sondern nur 70%. Damit wirst du von unvorhersehbaren Störungen nicht überrascht und gönnst dir gleichzeitig Pausen."