Zeitmanagement: So gelingt der Vollzeittag in sechs Stunden

Jeden Morgen, bevor der Arbeitstag beginnt, nimmt sich Lothar Seiwert eine sogenannte stille Stunde. In dieser Zeit arbeitet er konzentriert an seinen wichtigsten Projekten – ohne dass ihn Meetings, Telefonate oder E-Mails ablenken. Seinen restlichen Arbeitsalltag strukturiert er in Zeitblöcke mit regelmäßigen Pausen.

"Dadurch konnte ich meine Arbeitszeit deutlich reduzieren, ohne an Produktivität einzubüßen", sagt Seiwert, der sich seit mehr als 30 Jahren und auch als Buchautor mit dem Thema Zeitmanagement beschäftigt. Er fühle sich weniger gestresst und könne seine Aufgaben schneller erledigen. Die stille Stunde am Morgen ist eine von vielen Methoden, den Arbeitsalltag effizient zu gestalten. Zeitmanagement-Experte Seiwert und die Coachin Cordula Nussbaum erklären, wie Sie Ihren Job künftig in sechs statt acht Stunden am Tag schaffen können.

Studien zufolge verschwenden Berufstätige bis zu 50 Prozent ihres Tages mit sinnlosen und unproduktiven Tätigkeiten. Der wichtigste Schritt in Sachen Zeitmanagement ist deshalb laut Wirtschaftspsychologin Nussbaum: herausfinden, wann man sich mit Dingen aufhält, die eigentlich nicht gemacht werden müssten, und diese Zeitfresser eliminieren.

Zeitmanagement-Experte Seiwert rät zum Beispiel, bei Besprechungen immer eine klare Agenda festzulegen und nur die Teilnehmerinnen und Teilnehmer einzuladen, die wirklich gebraucht werden. Um ausufernde Debatten zu reduzieren, hilft es auch, Besprechungen im Stehen abzuhalten oder sie zeitlich strikt zu begrenzen.

Ein weiterer Zeitfresser sind E-Mails. Seiwert empfiehlt, sich feste Zeiten für die Bearbeitung zu setzen und die Benachrichtigung über neue E-Mails in der übrigen Zeit auszuschalten.

Er rät auch dazu, Multitasking zu vermeiden. "Studien zeigen, dass Multitasking die Produktivität mindert, da unser Gehirn sich nicht effizient auf mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren kann", sagt Seiwert. Monotasking hingegen reduziere Fehler und verbessere die Qualität der Arbeit.

Überprüfen: Welcher Zeitmanagement-Typ sind Sie?

Für Systemiker, die in einem gut planbaren Umfeld arbeiten, passen laut Expertin Nussbaum in der Regel Methoden aus dem klassischen Zeitmanagement. Dazu gehören To-do-Listen oder feste Zeitpläne. Wer hingegen in einem dynamischeren, sich schnell verändernden Umfeld arbeitet, kommt mit flexibleren Methoden besser zurecht. Statt einer strikten To-do-Liste empfiehlt Nussbaum hier eine "reisende To-do-Sammlung".

Darin lassen sich alle Aufgaben notieren, die einem gerade durch den Kopf gehen. Kommt etwas Wichtiges dazwischen oder schafft man es nicht, alle Aufgaben zu erledigen, "reisen" die To-dos mit in den nächsten Tag. Um möglichst produktiv zu arbeiten, helfe es zudem, den Arbeitstag nach dem eigenen Biorhythmus zu strukturieren, sagt Nussbaum.

Effizient planen: So geht es

Ohne Planung geht es nicht, sagt Seiwert. Wer nicht plane, verliere leicht den Überblick und vertrödele Zeit mit Unwichtigem. Seiwert selbst arbeitet mit der stillen Stunde und Arbeitsblöcken mit festen Anfangs- und Endzeiten. "Am Ende des Tages überprüfe ich meinen Fortschritt und plane die Aufgaben für den nächsten Tag." Coachin Nussbaum warnt aber vor Überorganisation. Statt eines starren Zeitplans empfiehlt sie, sich lediglich einen Leitfaden für die zeitliche Verteilung der wichtigen Aufgaben zurechtzulegen. Der lässt Freiraum für spontan aufpoppende Themen. Zudem sollte man sich Zeit zum Nachdenken einplanen, um auf kreative Ideen zu kommen.

Wichtig: Pausen einbauen

Gerade wer viel zu tun hat, vergisst manchmal die Pausen. Dabei sind sie laut Nussbaum entscheidend für die Produktivität, denn sie helfen, den Kopf frei zu bekommen und neue Energie zu sammeln. Das fördert die Konzentration, was wiederum zu besserer Leistung führt. "Wer mehr schaffen will, darf weniger tun und sich besser erholen", sagt Nussbaum.

Zeitmanagement-Experte Seiwert empfiehlt, nach eineinhalb Stunden Arbeit immer eine Pause von fünf bis zehn Minuten einzulegen. Außerdem sollte es mindestens eine längere Pause am Tag geben, zum Beispiel mittags, in der der Kopf richtig abschalten kann.

Prioritäten setzen: Alles sortiert

"Prioritäten sind das Herzstück eines effektiven Zeitmanagements", sagt Seiwert, quasi "die Königsdisziplin". Seiwert rät zur sogenannten ABC-Analyse. A-Aufgaben sind kritisch und müssen sofort erledigt werden. B-Aufgaben hingegen sind wichtig, aber nicht dringend. Und C-Aufgaben haben die geringste Priorität. So gelinge es, sagt Seiwert, sich auf die Themen zu konzentrieren, die den größten Einfluss auf die eigenen Ziele haben, und gleichzeitig Stress zu vermeiden.

Unabdingbar: Delegieren lernen

Zu einem effizienten Zeitmanagement gehört laut Seiwert auch, Aufgaben abzugeben. Gerade für Führungskräfte sei das entscheidend. Bei effektiver Delegation sollte die Aufgabe präzise formuliert und die Erwartungen klar sein. Das heißt: Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern müssen die Freiheit haben, ihre Arbeit selbstständig zu erledigen. "Kontrollieren Sie regelmäßig den Fortschritt und bieten Sie Unterstützung an", sagt der Experte. Feedback sei ebenfalls essenziell.

Durchhalten: Mit Selbstdisziplin

Um dauerhaft effizient zu arbeiten, ist viel Selbstdisziplin nötig. Ohne sie wird es schwer, Prioritäten zu setzen, Pläne einzuhalten und Ablenkungen zu vermeiden, sagt Seiwert. Um das Durchhaltevermögen zu stärken, rät er, sich klare, erreichbare Ziele zu setzen, diese aufzuschreiben und regelmäßig zu überprüfen. Wichtig sei hier, sich auf kleine, erreichbare Veränderungen zu konzentrieren. "Belohnen Sie sich für das Erreichen von Zwischenzielen", sagt er. Nur so bleibe man motiviert.

Digitale Tools: So erleichtern Sie Ihren Alltag

Mittlerweile gibt es auch viele digitale Tools und Apps, um das eigene Zeitmanagement zu verbessern. Dank spezieller Plattformen wie zum Beispiel den Onlinediensten Trello oder Asana lassen sich Projekte visuell organisieren und flexibel planen. "Sie ermöglichen es, Aufgaben in Boards und Listen zu organisieren und den Fortschritt im Team zu verfolgen", sagt Seiwert.

Zur eigenen Terminplanung nutzt der Experte den Kalender von Google. Zur Ergänzung empfiehlt er Produktivitätsmesser wie die App Rescue Time, die dabei hilft, Zeitfresser zu identifizieren, indem sie die Nutzung von Smartphone und Laptop trackt und auswertet.

Weitere nützliche Tools seien Notiz-Apps wie Evernote oder Onlinemusikbibliotheken, die Musik anbieten, um die Konzentration zu verbessern.