Formatierung wissenschaftlicher Arbeiten: So formatierst du Fußnoten & Co.

Wenn möglich, schreib die Arbeit nicht mit Microsoft Word. Spätestens ab Seite 100 wird es Probleme geben. Unter Umständen stürzt ständig das Programm ab und Formatierungen gehen verloren oder lassen sich nicht durchführen.

Alternativen zu MS Word

Als Alternativen bieten sich im wesentlichen zwei andere Textverarbeitungssysteme an: zum einen Open Office Writer und zum anderen LaTeX.

Open Office Writer ist im Internet kostenlos erhältlich und wird fortwährend von einer "Softwarecommunity" aktualisiert. Ihr bekommt in zahlreichen Foren Hilfestellungen bei Fragen. Das Textverarbeitungsprogramm verfügt über mehr Formatierungsmöglichkeiten als Word, ist aber nicht schwieriger zu erlernen und verarbeitet große Dateien besser. Der Open Office Writer hat zudem den Vorteil, dass PDFs direkt aus dem Dokument erstellt werden können. Ihr benötigt kein gesondertes Konvertierungsprogramm mehr.

Solltet ihr allerdings eure Arbeit schon weitgehend mit Word fertiggestellt haben, empfiehlt es sich nicht, das Programm zu wechseln. Zwar lassen sich mit Open Office auch Word-Dokumente öffnen, allerdings geraten dabei Formatierungen durcheinander.

LaTeX ist eine Auszeichnungssprache, so wie HTML (die Sprache des WWW). Mit LaTeX lassen sich anspruchsvolle Dokumente erstellen. Es besitzt alle Funktionen, die auch MS Word besitzt, wie Fußnoten, Bilder, Tabellen und ein automatisches Inhalts- und Bilderverzeichnis. Im Zusammenspiel mit dem Tool BibTeX wird das Literaturverzeichnis sogar automatisch an das Dokument angefügt.

Der Text wird nicht wie in Word nach dem WYSIWYG-Prinzip ("What you see is what you get") generiert. Wie in einem HTML-Code muss die gewünschte Formatierung per Befehl eingegeben werden.

Vor allem für naturwissenschaftliche Fächer (vor allem Mathematik, Physik und Statistik) lohnt sich LaTeX besonders, da es den mathematischen Formelsatz stark vereinfacht. Auch um chemische Formeln darzustellen eignet sich LaTeX besser als Word.

LaTeX selbst ist nur die Sprache, in der das Dokument beschrieben wird. Die Eingabe des eigentlichen Textes erfolgt über einen beliebigen Texteditor. Empfehlenswert hier ist der Texteditor TeXnicCenter für Windows, der sich sehr gut in LaTeX integriert und alle Annehmlichkeiten eines modernen Editors besitzt (zum Beispiel Rechtschreibprüfung). Unter Mac-Nutzern ist der Texteditor TeXShop weit verbreitet.

Das Programm LyX hingegen benutzt LaTeX nur im Hintergrund. Der Text wird nicht mittels Befehlen formatiert, sondern mit einer Benutzeroberfläche ähnlich wie Word. Die Handhabung ist etwas anders als Word, aber durch ein Tutorial sehr schnell lernbar. LyX erleichtert den ersten Kontakt mit LaTeX und eignet sich dafür Abschlussarbeiten zu schreiben ohne auch nur einen einzigen LaTeX-Befehl zu kennen. Für fortgeschrittene LaTeX-Benutzer besteht dennoch die Möglichkeit den Code selbst einzufügen. LyX ist ein plattformunabhängiger Texteditor und kann sowohl auf Windwos als auch MacOS benutzt werden.

Die Nutzung von LaTeX für wissenschaftliche Arbeiten empfiehlt sich auch vor dem Hintergrund der eigenen Publikationstätigkeit: viele wissenschaftliche Konferenzen und Journale bieten LaTeX-Vorlagen an und akzeptieren mit LaTeX gesetzte PDF-Dokumente. So kann für das Verfassen der Dissertation und des wissenschaftlichen Papers die selbe Infrastruktur verwendet werden, was den Formatierungsaufwand minimiert. Darüber hinaus legt LaTeX weitgehend das Layout des fertigen Dokuments fest, so dass sich der Schreiber vor allem auf den Text selbst konzentrieren kann, und sich keine Gedanken zum Beispiel über die Formatierung von Überschriften, Fußnoten, Verzeichnissen machen muss.

Plan B: Arbeiten mit Microsoft Word

Die nachfolgenden Ratschläge wenden sich nur an diejenigen, die ihre Arbeit nahezu komplett erstellt haben. Sie richten sich an alle, die Word 2002/2003 verwenden. Die Word-Version erfährst du, wenn du auf "? -> Info" klickst.

Eines der heikelsten Problemfelder beim Schreiben und Formatieren von wissenschaftlichen Arbeiten in MS Word sind Fußnoten. Hier stellen wir typische Probleme mit Fußnoten und ihre Lösungen vor.

Problem: Die Fußnote erscheint nicht auf derselben Seite, wie die Fußnotennummer im Text, sondern erst auf der darauffolgenden.

Lösung, die meistens funktioniert: Platziere den Cursor in der Fußnote. Klicke jetzt oben auf Format → Absatz → Zeilenabstand und setze diesen auf "genau". Wenn das Feld dann leer sein sollte, berechne für den Zeilenabstand 120 Prozent der Schriftgröße.

Wenn es nicht funktioniert, versuche es nochmal, nachdem du die entsprechende Fußnote komplett markiert hast.

Problem: Du möchtest in einer Fußnote auf eine andere Stelle deiner Arbeit verweisen.

Beispielsweise möchtest du eine Literaturstelle nicht immer wieder neu zitieren (zum Beispiel "Siehe Müller (Fn. ...)" oder du möchtest auf etwas verweisen, dass du oben geschrieben hat (zum Beispiel "Siehe oben Seite ...)"

Lösung: Klicke auf die Stelle in der Fußnote, an der du den Verweis einfügen möchtest. Jetzt klickst Du auf: Einfügen → Referenz → Querverweis.

Nun wählst du aus, auf was du verweisen möchtest. Wenn du auf eine andere Fußnote verweisen möchtest, wähle links Fußnote und lasse die rechte Auswahl auf Fußnotennummer.

Wenn Du auf eine bestimmte Seitenzahl verweisen möchtest, die sich nachträglich noch einmal ändern kann, empfiehlt es sich, einen Textanker zu setzen. Das bedeutet, du markierst die Stelle, auf die du verweisen möchtest. Das machst du folgendermaßen: Setze den Cursor an die Stelle, auf die du verweisen möchtest. Klicke jetzt auf Einfügen → Textmarke und erfinde einen Namen, den du dir merken kannst. Er darf keine Leerstellen enthalten und an der ersten Stelle darf keine Zahl stehen. Wenn du nicht auf "Hinzufügen" klicken kannst, überlege dir einen neuen Namen.

Nun gehst du im Text auf die Seite, von der aus du verweisen möchtest, also wenn du die Textmarke auf Seite 12 an das Wort "Hausschuh" gesetzt hast, gehst du jetzt auf Seite 16 an die Stelle, wo du wieder etwas über Hausschuhe schreibst und schreibst zum Beispiel in einer Fußnote: "Zu Hausschuhen siehe bereits oben auf Seite ". Nun klickst Du wieder auf Einfügen → Referenz → Querverweis und wählst diesmal links "Textmarke" und rechts "Seitenzahl". Deine Textmarke sollte jetzt irgendwo in dem linken unteren Fenster auftauchen. Die wählst du aus und klickst auf "einfügen".

Problem: Ich habe meine Arbeit überarbeitet und die Seitenzahl, Fußnotennummer oder sonstige Systematik hat sich geändert.

Lösung: Klicke in irgendeine Fußnote. Klicke auf Bearbeiten → Alles markieren. Drücke jetzt die Taste F9 und klicke auf ok. Nunmehr sind die Verweise aktualisiert.

Solltest du einen Verweis nicht in der Fußnote, sondern im Text eingefügt haben, klicke irgendwo in den Text, und gehe nach demselben Schema vor.

Problem: Ich möchte, dass die Fußnoten bündig untereinander stehen und dass die Fußnotennummer links vom Fußnotentext abgesetzt steht.

Lösung: Am besten ist es, wenn du, bevor du eine Fußnote einfügst, immer einen Tab setzt. Das heißt, du bist im Text und möchtest eine Fußnote einfügen, gehst also auf Einfügen → Referenz → Fußnote. Bevor du irgendetwas in der Fußnote geschrieben hast, löschst du jetzt den Abstand zwischen Fußnotennummer und Fußnotentext, indem du auf die Taste "←" drückst. Jetzt drücke einmal die Tab-Taste. Das machst du bei jeder Fußnote. Wenn du das versäumt hast, bleibt dir leider nichts anderes übrig als es für jede Fußnote einzeln nachzuholen.

Klicke jetzt auf Format → Formatvorlagen und Formatierungen. Es sollte sich nun ein weiteres Fenster öffnen, in dem oben "Fußnotentext" steht. Wenn dort etwas anderes steht, kann es notwendig sein, die gesamten Fußnoten zu markieren und erst dann fortzufahren. Es kann auch notwendig sein, im Fenster runterzuscrollen und "Fußnotentext" auszuwählen. Halte den Cursor an die rechte Seite des Feldes, in dem "Fußnotentext" steht. Klicke jetzt auf "ändern".

Setze ein Häkchen bei "Zur Vorlage hinzufügen" und bei "Automatisch aktualisieren". Klicke jetzt auf Format und wähle Absatz. Setze die Ausrichtung auf Blocksatz. Setze den Einzug links und rechts jeweils auf 0 cm, Sondereinzug: hängend um 0,5 cm (dann sind bis zu dreistellige Fußnoten möglich). Klicke jetzt auf Tabstopps. Setze einen links bei 0,5 cm. Jetzt überall ok klicken. Nun sollte der Fußnotentext untereinander stehen.