Word-Hacks: Hammertricks für Word

Die Tricks funktionieren mit allen Word-Versionen unter Windows; die Screenshots stammen aus Word 2019.

1. Kopierte Texte sekundenschnell säubern

Wer häufig Texte kopiert, kennt das Problem: Ganze Textblöcke haben die falsche Schriftgröße oder ‑art, sind falsch ausgezeichnet oder enthalten störende Links. Hier helfen die Tastenkombinationen Strg+Shift+N sowie Strg+Leertaste. Der erste Befehl setzt den Text auf die Formatvorlage "Standard", der zweite entfernt alle Auszeichnungen (wie Fettung, Kursivierung, Links oder Farbe).

Eine andere Möglichkeit, um (Netz-)Texte von störenden oder falschen Formatierungen zu säubern: Den Text in den windowseigenen Editor (Start > Windows-Zubehör > Editor) kopieren und von dort wieder nach Word.

2. Abkürzen dank Autokorrektur

Ein mächtiges Feature, um in Word mit Abkürzungen zu arbeiten, ist "AutoKorrektur" (nicht "AutoText", das gibt es nämlich auch). Die Autokorrektur-Funktion ist eigentlich dazu gedacht, kleinere Verschreiber auszubügeln, kann aber auch verwendet werden, um selbstdefinierte Abkürzungen während des Schreibens durch den vollständigen Begriff zu ersetzen.

"AutoKorrektur" ist in Word 2019 unter "Datei > Optionen > Dokumentprüfung > AutoKorrektur-Optionen" unsinnig versteckt; wenn du das Feature häufiger nutzen möchtest, solltest du es daher mit einem Tastenkürzel versehen oder in die Symbolleiste für den Schnellzugriff aufnehmen, wie hier zu sehen:

Dann beginnst du, "AutoKorrektur" mit eigenen Kürzeln zu füttern. Im Feld "Ersetzen" gibst du ein, welche Abkürzungen durch welche ausgeschriebenen Begriffe ersetzt werden sollen (siehe Bild). Deine Kürzel solltest du jeweils mit einem Punkt abschließen (zum Beispiel "Zsf." statt "Zsf").

Während des Schreibens ersetzt Word dann deine Kürzel automatisch durch den vollständigen Begriff. So wird aus "Gw." beispielsweise "Geisteswissenschaften", aus "Stt." wird "Straftatbestand" und aus "Abk." wird "Abkürzung" (oder auch "Arbeitgeberverein Künzelsau, Landesverband Nord", ganz nach Wunsch). Besonders bei längeren Fachbegriffen, bei denen du dich gerne verschreibst, kannst du so viel Zeit sparen.

3. Kopieren aus PDFs: Umbrüche tilgen

Wenn du einen Text aus einem PDF nach Word kopierst, erhältst du oft ein Gedicht statt eines Fließtextes. Am Ende jeder Textzeile bleiben lästige Umbrüche (hier gelb markiert) stehen, obwohl der Text an diesen Stellen doch eigentlich ohne Absatz weiterlaufen sollte:

Abhilfe naht: Markiere den Abschnitt, den du bearbeiten willst, und drück Strg+H. "Suchen und Ersetzen" öffnet sich. Dort wählst du den Reiter "Ersetzen", gibst im oberen Feld "^p" ein und lässt das untere Feld leer.

Klick dann "Alle ersetzen". Voilà: Die ärgerlichen Umbrüche sind verschwunden:

Achtung: Weist der Text, den du aus dem PDF kopierst hast, nach dem letzten Wort jeder Zeile kein Leerzeichen auf? Dann musst du ein händisches Leerzeichen (" ") in das Textfeld "Ersetzen durch" einfügen. Sonst klebt der Text hinterher an den Stellen zusammen, an denen zuvor Zeilenumbrüche waren (hier gelb markiert):

4. An mehreren Stellen gleichzeitig sein

Noch ein Hammer: die Funktionen "Neues Fenster" bzw. "Teilen" (in Word 2019 unter "Ansicht" zu finden). Damit gelingt dir, was sonst nur Hermine aus "Harry Potter" kann: an zwei Stellen zugleich sein. "Neues Fenster" bzw. "Teilen" ermöglichen es, zwei entfernte Stellen desselben Dokuments neben- oder übereinander zu sehen – und sogar an beiden gleichzeitig zu arbeiten. So überprüfst du beispielsweise, ob sich zwei Aussagen deiner Hausarbeit versehentlich widersprechen. Falls ja, kannst du einen Teil deiner Arbeit umformulieren, ohne den anderen aus dem Blick zu verlieren.

5. Leerzeichen und Bindestriche schützen

Häufig "beglückt" Word seine Nutzer mit unschönen Umbrüchen am Zeilenende, an denen Leerzeichen oder Bindestriche beteiligt sind.

Derlei typographische Missgeschicke lassen sich dauerhaft unterbinden, indem du anstelle der normalen Leerzeichen bzw. Bindestriche geschützte Satzzeichen verwendest. Diese werden in Word mit Strg+Shift+Leertaste (geschütztes Leerzeichen) bzw. Strg+Shift+Minus (geschützter Bindestrich) erzeugt. In unserem Beispiel sollten z.B. geschützte Leerzeichen zwischen "u.", "v." und "a." stehen. So werden die zu verbindenden Wörter oder Buchstaben auch über Zeilengrenzen hinweg zusammengehalten.

6. Mit Shift+F5 navigieren

Wenn du über einer Hausarbeit oder einem langen Vertragswerk sitzt, wirst du häufig an eine andere Stelle des Dokuments scrollen müssen, um dort eine Kleinigkeit auszubessern oder nachzutragen. Danach musst du jedes Mal die Stelle wiederfinden, an der du zuvor geschrieben hast – und an der du jetzt eigentlich weiterschreiben willst.

Hier hilft die Powerkombi Shift+F5: Damit wechselst du zwischen den letzten vier Positionen, an denen sich dein Cursor befand, hin und her (ohne dabei Textänderungen durchzuführen). So kehrst du sekundenschnell an die richtige Stelle deines Dokuments zurück.

7. Kopieren, die dritte: Lästige Einzüge vermeiden

Ebenfalls ein häufiges Ärgernis, wenn du Texte von Websiten oder aus PDFs kopierst: In Word bleiben am Anfang von Absätzen unerwünschte Leerräume stehen.

Handelt es sich dabei um gewöhnliche Einzüge, lassen sie sich durch eine Absatzanpassung aus dem Weg räumen: Markier den Bereich, den du säubern willst, klick rechts, wähle "Absatz" und schalte dort den "Sondereinzug" aus.

Wenn sich die Abstände auf diese Weise nicht beseitigen lassen, handelt es sich nicht um Einzüge, sondern um eine Reihe einzelner Leerzeichen, die vor jeder Zeile stehen. Was hilft? Absatz markieren, Strg+E, dann Strg+L. Und die hässlichen Löcher sind verschwunden.

8. Doppelte Leerzeichen tilgen

Du willst sicherstellen, dass deine Hausarbeit keine doppelten Leerzeichen enthält? Simpel! Drück Strg+H, gib in "Suchen nach" zwei Leerzeichen ein und in "Ersetzen durch" ein Leerzeichen (im Screenshot sind die Leerzeichen leider unsichtbar). Klick dann "Alle ersetzen".

9. Satzzeichen richtig einsetzen

Was viele – auch professionelle – Autoren nicht wissen oder nicht beachten: Es gibt einen Unterschied zwischen Bindestrich (-) und dem längeren Gedankenstrich (–). Wenn links und rechts von einem Strich Leerzeichen vorhanden sind, muss der (längere) Gedankenstrich gesetzt werden (ein Beispiel steht am Anfang dieses Absatzes). Word erzeugt den Gedankenstrich manchmal automatisch, manchmal aber auch nicht. Du kannst einen Gedankenstrich manuell einfügen, indem du Alt gedrückt hältst, während du auf dem Ziffernblock nacheinander 0, 1, 5, 0 eingibst. Der Ziffernblock muss dafür aktiviert sein. Alternativ halte Strg gedrückt und drücke dann das Minuszeichen auf dem Ziffernblock (es befindet sich dort ganz rechts oben), um den Gedankenstrich einzusetzen.

Ebenfalls wichtig: Es gibt einen Unterschied zwischen dem korrekten Auslassungszeichen (…), das nur ein Satzzeichen ist, und drei 'normalen' Punkten hintereinander (...), die drei einzelne Satzzeichen sind. Das korrekte Auslassungszeichen erzeugst du in Word mit der Tastenkombination Strg+Alt+. (= Punkt)

10. Zum Schluss: Shortcuts für Profis

Formatierst du dein Dokument direkt beim Schreiben oder kommt das erst zum Schluss? Hervorhebungen wie fett, kursiv oder unterstrichen bieten sich an, um deinen Texten eine Form und eine Struktur zu geben. Egal, wie du es handhabst – mit diesen Shortcuts bist du sicher schneller fertig.

• Du fettest einen Text, in dem du ihn markierst und dann Strg+Shift+B drückst. Markiere den Text am besten direkt mit Strg+Shift+Pfeiltaste, dann musst du die Hand nicht einmal zur Maus führen.
• Kursiv gestaltest du deinen Text mit Strg+Shift+K.
• Eine Unterstreichung legst du mit Strg+Shift+U an.
• Es gibt sogar eine doppelte Unterschreichung, die du mit Strg+Shift+D realisierst.
• Für Hausarbeiten mit Quellenangaben können auch sogenannte Kapitälchen hilfreich sein. Deinen Text bekommst du mit Strg+Shift+Q in diese Form.