Veranstaltungen während Corona: Online-Event ist nicht gleich Online-Event

Dies ist nur eine von vielen positiven Stimmen, die uns von Unternehmen, Schulen sowie Teilnehmerinnen und Teilnehmern gleichermaßen erreicht haben. Selbstredend betrachten wir eine solche Bewertung nicht als gegeben. Nach dem Event bedeutet für uns vor dem Event und wir arbeiten stetig daran, unsere Veranstaltungen für Sie noch besser, noch einfacher, noch attraktiver zu gestalten.

Während wir unseren Fokus bei Ausbruch der Corona-Krise im Februar in erster Linie darauf gelegt haben, Veranstaltungen auf irgendeinem Wege – in unserem Fall online – stattfinden lassen zu können, haben wir über die vergangenen Monate mit Kreativität und Ansporn an der Anpassung, Erweiterung und Verbesserung unserer Konzepte gearbeitet. Dadurch gelang es uns, unsere Online-Events Schritt für Schritt zu verbessern und noch mehr den Anforderungen und Bedürfnissen der Unternehmen, Hochschulen und Teilnehmer:innen anzupassen. Wir verwarfen Altes, entwickelten neue Konzepte und machten uns weitere Features unserer ausgewählten Software "Zoom" zunutze, um unseren Online-Events wieder den von allen Teilnehmer:innen und Vertreter:innen geschätzten "Event-Charakter" zu verleihen. Die Änderungen kamen gut an: "Hat mir sogar besser gefallen als vor Ort, Breakout-Rooms waren klasse!", ließ uns zum Beispiel ein Vertreter gleich nach einem Online-Event wissen.

Auch wenn ein Online-Format das Vor-Ort-Feeling nie ganz ersetzen und ein virtueller Raum den sozialen Bedürfnissen nie ganz gerecht werden kann, so haben wir unserer – und vieler anderer – Meinung nach einen Weg gefunden, unsere Online-Events so nah wie möglich an unsere Vor-Ort-Events heranzubringen.

Das richtige Feeling

Doch außer einer kurzen Begrüßung in einem Hauptraum fehlte der Kontakt mit anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmern zunehmend. Wir haben daher schnell gemerkt, was wir für das richtige Event-Feeling noch benötigen: einen Ort, an dem alle Teilnehmer:innen und Vertreter:innen zusammenfinden und sich austauschen konnten. Einen Raum, in den alle zurückkehren konnten, um Fragen zu stellen oder um sich mit Gleichgesinnten austauschen zu können. Ein solcher Raum war für uns das Foyer.

Aus diesem Grund verwarfen wir unser Konzept der einzelnen IDs für jede Ausstellerin und jeden Aussteller, mit der sich unsere Teilnehmer:innen direkt in die "Räume" einwählen konnten und ersetzten sie durch unseren übergreifenden Event-Raum. Unsere Aussteller:innen und Teilnehmer:innen betreten nun automatisch unseren Hauptraum, in welchem sie von unserem Moderator oder unserer Moderatorin bereits erwartet werden.

Das gesamte Programm findet in diesem Hauptraum statt. Nur für die jeweiligen Programmpunkte betreten Vertreter:innen und Teilnehmer:innen einen eigens für das jeweilige Unternehmen oder die jeweilige Schule angelegten "Unterraum". Dort kann ein ungestörter Austausch zwischen Vertreter:in und Teilnehmer:in stattfinden, ehe sie am Ende der zugeschriebenen Zeit automatisch in unseren Hauptraum und zu unserer Moderation zurückkehren. Unser Konzept stieß auf Wohlgefallen:

Auch unsere Teilnehmerzahlen zeigen, dass unsere Online-Formate funktionieren. Hier ein Beispiel:

Zoom und das "Aber wie?"

Selbstverständlich erwarten wir nicht, dass Sie bereits alle Tipps und Tricks von Zoom kennen. Wir erwarten auch nicht, dass Sie Zoom vor unseren Events schon genutzt haben. Uns ist bewusst, dass es viele Vertreter:innen und Teilnehmer:innen gibt, die sich nicht sicher genug im Umgang mit der Software fühlen, um sorgenfrei an unseren Events teilnehmen zu können.

Aus diesem Grund bieten wir unseren Aussteller:innen in den Wochen vor den Veranstaltungen persönliche Zoom-Tests mit einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter aus unserem Team an, um zu gewährleisten, dass Sie sich mit der Software vertraut und wohl fühlen. Selbstverständlich sind wir auch während des Events stets für Sie da und greifen ein, wenn es doch mal zu dem ein oder anderen Technik-Problem kommen sollte.

Für unsere Teilnehmer:innen möchten wir ebenfalls die Möglichkeit anbieten, ihre Technik zu prüfen und nachzubessern. Aus diesem Grund können sich alle Teilnehmer:innen eine halbe Stunde vor jedem Event in unser Meeting einwählen und dort an einem geführten Technik-Check teilnehmen. Unsere Moderation steht dabei jederzeit für Fragen und Probleme zur Verfügung.

Wohlwissend, dass eine Verbesserung immer möglich ist und danach strebend noch innovativere Online-Formate zu verwirklichen, sind wir von unseren Online-Events dennoch bereits jetzt überzeugt. Natürlich fallen uns selbst viele Gründe für eine Teilnahme an unseren Online-Veranstaltungen ein. Wir möchten an dieser Stelle aber gerne unsere Kund:innen sowie Teilnehmer:innen zu Wort kommen lassen – durch Testimonials und Antworten auf unsere Feedback-Umfragen:

Was sagen unsere Teilnehmer?

• "Alles war top! Vielen lieben Dank! Mega informativer Tag!"
• "Alle Aussteller:innen waren sehr professionell und bemüht, ihre Institutionen perfekt zu repräsentieren."
• "Sehr gute Planung und Organisation! Alles hat gut funktioniert ohne Unterbrechungen. Ein großes Lob an alle!"
• "Das Format (mit Zoom und den Breakout-Rooms) hat mir aber sehr gut gefallen und auch die Zwischenmoderation war toll!"
• "Vielen Dank für die sehr gute Planung und Durchführung. Ich habe mich stets gut informiert gefühlt und wusste was mich im nächsten Schritt erwartet."
• "Das Format via Zoom war wirklich super!"
• "Alles top und sehr professionell."
• "Dieses Event war umweltfreundlicher, sehr gut!"

Was sagen unsere Kunden?

• "Well organised and worked great."
• "Great way to connect to students flexibly."
• "Great visibility to start on a new market."
• "Weniger Aufwand, Flexibilität, trotzdem erfolgreich."
• "Bedeutend besser als andere Online-Events."
• "Gute Organisation, motivierte Schüler, ein guter Weg, die Zielgruppe in den heutigen Zeiten zu erreichen."
• "Die 1-2-1 Gespräche haben super funktioniert. Qualität der Kandidatinnen und Kandidaten insgesamt sehr gut."

Was würden unsere Kunden anderen Unternehmen sagen, die Online-Events kritisch gegenüberstehen?

• "Es lohnt sich sehr, an einem solchen Online-Event teilzunehmen. Voraussetzung ist allerdings, dass den Teilnehmerinnen und Teilnehmern ermöglicht wird, in irgendeiner Form mit den Ausstellern in persönlichen Kontakt zu kommen. Dies ist bei Startschuss Abi perfekt gelöst und umgesetzt worden."
• "Es war ein positives Erlebnis und hat mir die Scheu vor dem Medium 'virtuelle Messe' genommen."
• "I do not see any difference in the impact we are making on students online or offline. I don't think candidates remember us less. The only reason not to go online is because online events tend to have less attendance rate. However this is not the case for e-fellows."
• "It's one of the best organised of those I have attended."
• "Einfach ausprobieren! In Zeiten von Corona ist dies die beste Möglichkeit sich Studieninteressenten vorzustellen."